Nota Fiscal Eletrônica e a Reforma Tributária

Este ano, a aplicação da Reforma Tributária (RT) teve início e me atrevo a dizer: a RT não poderia ser implementada, sem ter como um dos pilares, a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), já em uso faz algum tempo na maioria dos estados e municípios brasileiros.

A emissão e o processamento de uma nota fiscal eletrônica (a exemplo da “NFC-e”, destinada ao consumidor final do varejo e “NFS-e”, nota de serviços eletrônica), envolvem um conjunto complexo de tecnologias, formatos padronizados, certificação digital e integração entre sistemas de empresas e as “Receitas” (Federal, Estaduais e Municipais).

Na coluna de hoje, pretendo explicar, mesmo que de forma simplificada, como funciona todo esse processo e o que acontece depois de emitida qualquer NF-e.

A NF-e é um “documento fiscal digital” com validade jurídica (que substituiu as antigas notas em papel), usada para registrar operações de circulação de mercadorias, vendas para o consumidor final e/ou prestação de serviços.

Esse documento oficial é exclusivamente eletrônico (no formato “XML” – Extensible Markup Language, que permite definir e armazenar dados de maneira compartilhável) e sua “versão” impressa, chamado de “DANFE” (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica é uma representação gráfica simplificada e impressa da NF-e), serve apenas “como guia de consulta”.

Tecnicamente, todas as NF-es são geradas em XML conforme um “layout” definido pelo “Sistema Nacional de Notas Fiscais Eletrônicas” padronizando “campos, tributos, CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações, um número de quatro dígitos), valores e códigos dos impostos federais, estaduais e municipais” (em breve, “CBS e IBS”).

A RFB (Receita Federal do Brasil) tem trabalhado/articulado faz algum tempo, para reduzir/padronizar os diversos layouts utilizados pelos Estados e Municípios.

Como curiosidade, existe ainda uma “NFCom”, “documento” eletrônico especifico para os “serviços de comunicações e telecomunicações”.

Nota Fiscal Eletrônica e a Reforma Tributária (II)

Um item importante (para dar segurança a emissão da NF-e) é a “Assinatura Digital” da mesma. Cada XML gerado deve ser assinado digitalmente com “Certificado Digital ICP-Brasil” (Tipo A1 ou A3), garantindo autenticidade do emitente e integridade dos dados.

Para emissão, as Empresas podem usar sistemas próprios integrados a ERPs (software de gestão integrada que automatiza, unifica e centraliza os principais processos de negócios de uma empresa) ou “sistemas emissores oficiais gratuitos” disponibilizados pelas Secretarias de Receita dos Estados e Municípios.

Esses sistemas geram o XML, aplicam a assinatura digital e o enviam para os órgãos de fiscalização tributária.

O “processo técnico” para emissão da NF-e segue um “fluxo digital sincronizado entre o Contribuinte (Empresa) e a Autoridade Fiscal”.

Inicialmente, é feito o “Credenciamento do Emitente”. A Empresa deve ser cadastrada no sistema da Secretaria da Receita Estadual (para NF-e/NFC-e) ou na Receita Municipal (para NFS-e).

Em seguida, é feita a “Geração do XML”, com os dados da operação (emitente, destinatário, itens, tributos federais, estaduais e municipais) organizados conforme as regras e o layout, pré-definidos.

Feito isso, é a vez da “Assinatura Digital” que é aplicada no XML para assegurar validade jurídica e impedir adulterações.

O próximo passo é a “Transmissão da NF-e ao Fisco”. O XML gerado é enviado através de um protocolo eletrônico seguro, para os servidores (computadores) das Secretarias de Receita, onde é feita uma “Pré-validação” (estrutural, de campos obrigatórios, cálculo de tributos, etc) e estando tudo certo, é aprovado e devolvido um “protocolo de autorização”.

Após essa “autorização”, o DANFE pode ser “impresso” (arquivo digital) e entregue ao cliente/consumidor.

Em seguida, a Empresa envia também, o XML ao comprador e faz seu “arquivamento”.

Nota Fiscal Eletrônica e a Reforma Tributária (III)

Como visto acima, existe “total Integração na emissão/recepção/verificação/aprovação das NF-es com as administrações tributárias das Receitas”. Sendo as Secretarias de Receita dos Estados, as principais “recebedoras” das NF-es e NFC-es, e operacionalmente, “executam validações técnicas e fiscais de forma automática”.

Já a RFB “funciona” como “repositório nacional das NF-es emitidas e de informações agregadas para fiscalização, auditoria e cruzamento de todos os dados fiscais inerentes”.

Já os municípios “recebem as NFS-e (no cenário de unificação da RT), concentrando dados no Sistema Nacional da NFS-e”.

Vale destacar que, “após autorização, os dados podem ser compartilhados entre as Secretarias da Receita dos Estados, a Receita Federal e os demais órgãos que tenham atribuição legal.

Com relação ao “Armazenamento e uso posterior dos dados fiscais”, existe a “obrigatoriedade de guarda dos arquivos XML”.

As Empresas “devem armazenar digitalmente os XMLs por, no mínimo, cinco anos” (prazo legal de retenção para fins fiscais e contábeis). Podendo guardar dados no seu próprio sistema (computadores), em serviços de terceiros ou em soluções especializadas de “compliance fiscal”, desde que preservem integridade e disponibilidade.

Vale lembrar que, para se evitar perdas e/ou vazamentos em um “mundo infestado de hackers”, sistemas atualizados de backup e de proteção cibernética, são primordiais na preservação dessas informações.

Os “fiscos” mantêm repositórios de todas as NF-es autorizadas, permitindo consultas oficiais, auditorias e fiscalizações.

As autoridades usam essas informações para “acompanhar tributos gerados, detectar inconsistências, planejar fiscalizações e aplicar penalidades em caso de emissão incorreta”.

Tecnicamente, as chaves de acessos e APIs (“Interfaces de Programação de Aplicativos” – mecanismos que permitem que dois componentes de software se comuniquem usando um conjunto de definições e protocolos), permitem consultas dos XMLs autorizados por órgãos públicos ou por partes autorizadas.

Nota Fiscal Eletrônica e a Reforma Tributária (IV)

A emissão da Nota Fiscal Eletrônica no Brasil não é apenas a geração de um documento eletrônico, mas um processo tecnológico e fiscal, complexo e integrado.

Ela combina padrões XML, assinaturas digitais, integrações de Web Services (componentes de software que permitem a comunicação e troca de dados entre sistemas diferentes), validações em tempo real pelas Secretarias de Fazenda e pela RFB, sistemas de armazenamento e consulta, para fins de controle tributário.

Esses elementos criam um “ambiente digital colaborativo” que reduz erros, aumenta a confiabilidade fiscal e oferece um histórico que pode ser utilizado tanto pela Empresa (as NF-es emitidas por ela) quanto pelo fisco para fiscalização, auditoria e conformidade tributária.

Outro ponto a destacar é o uso cada vez maior de IA (Inteligência Artificial) nos sistemas de controle tributário. Isso transformou totalmente, a fiscalização/acompanhamento das Empresas pela Receita Federal e Secretarias da Receita.

Esses órgãos utilizam técnicas avançadas de “Analytics (processo de coleta, organização e análise de grandes volumes de dados), Machine Learning (Aprendizado de Máquina) e Mineração de Dados” para monitorar, em tempo “quase” real, bilhões de documentos fiscais eletrônicos.

Esse “gigantesco Ambiente de Dados Armazenados” com todas as NF-es e as informações das Empresas, provenientes do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) por exemplo, alimentam “Data Lakes Governamentais” (repositórios centralizados projetados para armazenar e processar/analisar enormes quantidades de dados) em grande escala, com trilhões de registros.

A partir daí, entram os modelos de IA, onde os “Algoritmos” analisam padrões como: Divergências entre ICMS (que será substituído pelo “IBS”) destacado e ICMS recolhido; Inconsistências entre NF-e e EFD (Escrituração Fiscal Digital); Créditos tributários atípicos; Operações com empresas de baixo capital e alto volume fiscal e até Emissões de NF-es em horários ou padrões, fora da “curva do setor”.

Vale destacar que o “sistema aprende” com esses cruzamentos e passa a ficar mais “eficiente”.

Dessa forma, as Auditorias deixam de ser aleatórias e sim continuas, o custo de fiscalização cai e a efetividade arrecadatória aumenta.

Além disso, a RFB e os Estados com maior “maturidade digital” operam com “Centros de Inteligência Fiscal”, integrando ciência de dados, estatística e auditoria tributária com IA.

A fiscalização evoluiu de um modelo reativo para um modelo “proativo, preditivo e baseado em dados massivos”.

Tudo isso transformou o “Ecossistema Tributário Brasileiro” em um dos mais tecnológicos/digitalizados do mundo.